La sottoscrizione delle domande rivolte alla pubblica amministrazione o a gestori di pubblico servizio non è più soggetta ad autentica se la firma è apposta alla presenza del dipendente addetto, competente a ricevere la documentazione. Se la domanda, debitamente firmata, è trasmessa a mezzo posta ordinaria od elettronica deve essere allegata fotocopia, non autenticata, di un documento di identità valido dell'interessato (artt. 21 e 38 del DPR 445/2000).
I funzionari comunali sono autorizzati ad effettuare l'autentica delle sottoscrizioni in calce a:
- dichiarazioni di conoscenza, stati, qualità personali e fatti attestabili da pubbliche amministrazioni italiane;
- quietanze liberatorie di assegni emessi senza provvista (art. 8 comma 3 bis L. 386/1990, come modificato dal D.L. 70/2011);
- atti e dichiarazioni aventi ad oggetto l’alienazione di beni mobili registrati (auto e motoveicoli iscritti al P.R.A., navi e galleggianti iscritti nei registri indicati dal codice della navigazione ed aeromobili iscritti nel codice della navigazione) e passaggi di proprietà degli stessi (art. 7 D.L. 223/2006);
- altre dichiarazioni previste da specifiche leggi.
I funzionari comunali non possono autenticare atti con cui l’interessato/a esprime una propria volontà (procure, mandati, incarichi, dichiarazioni di accettazione, assensi, autorizzazioni, dinieghi). In questi casi ci si deve obbligatoriamente rivolgere ad un notaio.